A produtividade é um fator decisivo para avaliar indicadores numa empresa, mais do que horas de trabalho, os resultados são o mais importante. Acreditamos que se nos focarmos nas coisas certas os resultados serão melhores e no fim nos sentiremos mais realizados no trabalho que fazemos todos os dias. Nesse sentido apresentamos 12 formas de melhorar a produtividade no trabalho.

Definir KPI’s

Os KPI’s, indicadores chave de performance, são essenciais para medir a produtividade do nosso trabalho. Cada vez mais o nível de trabalho se foca menos nas horas despendidas e mais nos resultados retirados. Com a entrada dos millennials no mundo de trabalho e com a sua constante necessidade de flexibilidade é importante haver algo que ajude a fazer esta gestão de produtividade. Mais do que estar apenas presente, é importante que os resultados sejam cumpridos e daí já muitas empresas permitirem o trabalho remoto ou em diferentes ambientes, porque no fim tudo se resume às condições que levarem os colaboradores a atingirem os melhores objetivos.

Fazer listas de tarefas e riscá-las

O facto de escrevermos, especialmente se for em papel, todas as tarefas que temos a realizar, não só ajuda a programar o nosso dia e a gerir o tempo que temos para cada uma delas, mas também a perceber a carga de trabalho que temos para fazer. Estas listas ajudam ainda no sentido que o ato de irmos riscando as tarefas à medida que vão sendo realizadas dão-nos uma sensação de libertação e realização que nos motiva a continuar até termos todas as tarefas concluídas.

Regra dos 2 minutos

Quando fazemos uma lista de tarefas devemos identificar as tarefas que nos irão levar menos tempo a realizar, estas devem ser as primeiras a ser cumpridas. Não só dão motivação por começarmos logo o dia com várias tarefas feitas e riscadas da lista, como será mais fácil despachar logo pela manhã algo ao que teríamos de voltar e iriamos arrastar durante todo o dia.

Reservar tempo para os e-mails

Cada vez mais somos constantemente interrompidos com e-mails que nos fazem parar as tarefas que estamos a realizar para lhes dar resposta. Neste sentido devemos reservar uma hora do nosso dia exclusivamente para esta tarefa, sabendo que durante aquele período trataremos apenas daquele assunto e que no restante tempo nos poderemos concentrar nas restantes tarefas sem interrupções.

Fazer pausas

Está provado por vários estudos que o ser humano perde o foco passados 90 minutos de atenção numa tarefa, sendo até já este o tempo utilizado para muitos dos períodos letivos nas escolas. Tendo isso em conta, defende-se que para maior produtividade, enquanto estamos a realizar cada uma das tarefas, esta não deva ultrapassar os 90 minutos e deva ser seguida de uma pausa de 15 minutos. Há ainda quem defenda que preferencialmente as tarefas não devem durar mais de 45 a 50 minutos e entre cada tarefa deva existir um momento de pausa.

Levantar e descontrair

E já que estamos a falar em pausas, é recomendado o movimento. Hoje em dia a maioria dos trabalhos são feitos sentados atrás de uma secretária, o que não contribui em nada para a nossa postura e saúde. O que nos sugerem é que em cada uma destas pausas aproveitemos para nos levantar um pouco, andar e fazer alguns alongamentos para descontrair os músculos e renovar as energias. Em pausas maiores aconselha-se ainda fazer uma caminhada ou algum exercício para que o corpo acelere e desperte novamente.

80/20

A regra dos 80/20 ou o Princípio de Pareto criado por Joseph M. Juran, defende que 20% das tarefas que realizamos no nosso dia a dia são responsáveis por 80% dos resultados obtidos, já os restantes 80% das tarefas resultam apenas nos outros 20% dos resultados. Neste cenário é muito importante conseguirmos identificar os primeiros 20% para lhe dedicarmos mais tempo para que possamos atingir o máximo de produtividade e desempenho.

Acabar com a perfeição

A ideia perpetuada de que temos de ser perfeitos em cada tarefa que realizamos está cada vez mais ultrapassada. É importante realizarmos as tarefas dentro do tempo previsto para que possamos passar para as seguintes. Claro que temos de manter o profissionalismo e dar o nosso melhor em cada tarefa, mas não devemos gastar exaustivamente o tempo em algo que não gerará resultados que justifiquem o tempo investido. O ideal será cumprir as tarefas e se possível voltarmos a algumas delas para serem revistas e melhoradas.

Bom ambiente no local de trabalho

O ambiente no local de trabalho, apesar ser muitas vezes tido como um fator irrelevante, é crucial para bons resultados. Cada vez mais as empresas investem em bons ambientes de trabalho onde oferecerem uma série de condições aos seus colaboradores para que estejam num local mais confortável e familiar, que não signifique apenas foco, mas também descontração para que nos momentos de trabalho este seja mais produtivo. Desde espaços de lazer, a espaços de exercício, convívio ou à extinção de lugares fixos para cada trabalhador, estas medidas comprovam o aumento da felicidade no trabalho o que se traduz em melhores resultados.

Música para aumentar o foco

Muitas vezes em ambientes em que estamos rodeados de uma equipa é mais difícil focarmo-nos por estar sempre gente a entrar e a sair, ou a colocar questões, mesmo que não a nós próprios, o que nos faz desligar e ligar constantemente das tarefas que estamos a fazer. Nesse sentido a utilização de auscultadores para ouvir música está comprovado como sendo um estímulo que, não só nos permite estar mais focados por estarmos mais abstraídos do ambiente que nos rodeia, como estimula o cérebro enquanto trabalhamos e ouvimos a música que gostamos.

Fim ao multitasking

Até agora era ótimo ser capaz de realizar várias tarefas em simultâneo e, atenção, ainda é! No entanto, estudos indicam que para uma maior produtividade no trabalho devemos começar uma tarefa e levá-la até ao fim ao invés de cruzarmos várias tarefas ao mesmo tempo. Desta forma demoramos mais para terminar cada uma delas por estarmos constantemente a mudar o que o nosso cérebro está a pensar, nunca estando completamente focado numa delas exclusivamente.

Beber água

Não passa só por uma questão de fazer bem à saúde consumir líquidos durante o dia. O ato de beber água, para além de proporcionar uma pausa, é também algo que faz o corpo renovar-se e manter-se acordado e ativo. Estarmos hidratados é essencial para estarmos alertas e mais focados no nosso trabalho, por isso ter uma garrafa de água na secretária (ou onde decidirmos trabalhar) é um bom passo para começar!

E agora que já demos a receita toda, é por mãos à obra e voltar em força ao trabalho, nós estamos aqui para ajudar!